Reuniones. Una pérdida de tiempo garantizada

Sales de una reunión con la cabeza como un bombo. Piensas que has perdido el tiempo, que tenías cosas más importantes que hacer, que no se ha sacado nada en claro. Acabas de tirar dos horas de tu vida por la borda. ¿Te suena esta sensación?

Hace tiempo que decidí no hacer reuniones prescindibles y asistir únicamente a las que son realmente claves, que son muy, muy, muy pocas. Sin lugar a dudas, es una de las mejores decisiones profesionales que he tomado nunca. El motivo es sencillo: las reuniones son un agujero negro de tiempo rotundamente improductivo.

La sensación de dedicar una mañana entera ‘definiendo’ un proyecto con un cliente y salir de allí sin tener nada claro, me hacía sentir continuamente como si me hubieran robado la cartera en el metro, pero con algo mucho más valioso que la cartera y que no se puede recuperar ni comprar: el tiempo.

No sé porqué, en nuestra cultura (latina, hispana, o llámala como quieras) tenemos la manía de perder el tiempo. Creo que hasta nos gusta un poco. Hacer ver que trabajamos, pero no. Es como si tuviéramos ganas de marear la perdiz. Tal vez porque no tenemos ganas de abordar el problema, tal vez porque no sabemos hacerlo de otra manera. Pero son innumerables las veces que me he sentado en una mesa con varias personas para hablar de un proyecto, y la conclusión casi siempre es la misma: cuanta más gente hay y cuánto más dura ese encuentro,  menos cosas en claro se sacan.

Ahora estarás pensando que vale, que muy bonito, pero que como le dices a un cliente que no te quieres reunir con él, que como defines un proyecto sin sentaros todos en la misma mesa, etc… Pues a continuación te cuento las conclusiones a las que he llegado y cómo lo hago.

Alternativas a las reuniones convencionales

En mi caso me he limitado a eliminar prácticamente todas las reuniones presenciales de esas de ‘Ven a verme y hablamos del proyecto a ver qué tal’. Las reuniones no deben ser un ‘a ver qué pasa’. Para eso están los amigos y las cervezas. Las reuniones tienen que ser claras y asertivas. Por eso el tipo de encuentros que me funcionan son de la siguiente manera:

• Videoconferencia: te ahorras el tiempo de desplazamiento y vas mucho más al grano, no hay margen para perderse en la parra.
• Agendadas. que una reunión tenga fecha y hora, parece obvio, pero a lo largo de mi vida de autónomo, freelance o como quieras llamarlo, me he encontrado con ‘reuniones sorpresa’ que no me han molado nada.
• Con tiempo limitado: breves y al grano. Hay que ayudar siempre a los clientes, pero si tiene dudas y tienes que estar dos horas en una mesa con ellos, eso no es una reunión, es una consultoría. Es importante que tengan un tiempo corto, 30 min como mucho, y que tengan un tema y un objetivo, y eso nos lleva al siguiente punto.
• Con tema previamente definido: clave! De qué irá esa reunión? Sin eso claro, no se puede ni agendar. ¿Cuál es el objetivo? Importantísimo, sin este punto, la pérdida de tiempo está más que garantizada.

Otra cosa es que te apetezca quedar, que necesites ver un espacio, o muchas otras variables. Evidentemente esto no hay que aplicarlo de modo drástico e innegociable, pero sí merece la pena pararse a pensar cuántas de las reuniones que hacemos realmente tienen sentido. Si un cliente sabe lo que quiere, lo sabe por email igual que en persona, lo sabe por skype igual que haciéndote desplazar a su oficina, etc… Por lo menos, esta es mi experiencia. Hice este cartel para no olvidarlo. Hay que valorar el tiempo que tenemos y el coste de oportunidad, cuando eres autónomo, claro…

Algún día no muy lejano hablaremos de la otra gran decisión que cambió (para muy bien) mi productividad, quitarme el teléfono como herramienta de trabajo.

¿Nos vemos un día de estos y lo comentamos?